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夏县坚持“六强化六到位”推动干部档案数字化建设走在前

发布时间:2018年08月01日   来源:本网专稿   点击率:

  去年以来,夏县全面落实山西省组织系统信息化工作规定和干部档案数字化市县两级全覆盖要求,坚持做到“六强化六到位”,高质量完成干部档案数字化建设,率先实现了档案查阅使用无纸化、远程化和精确化,达到干部档案从“柜上”到“机上”、从“纸间”到“指尖”的精准跃升。一是强化组织领导,责任明确到位。聚焦问题导向,把数字化建设作为组织工作的重中之重,抢先机、早谋划、快部署,组建项目小组。成立由县委常委、组织部长担任组长的干部档案数字化建设领导小组,明确由分管领导牵头推进,干部股室具体负责落实;制定具体方案。详细制定了《干部档案数字化建设实施方案》,明确了建设目标、范围对象、建设经费、实施程序和时间进度等13个工作步骤;迅速启动项目。聘请专业团队,及早签订项目合同,做到组织领导有力、责任分工到人、工作推进有序。二是强化方案实施,项目落地到位。县委、县政府高度重视,拨付48.8万元资金给予支持。前期我们多次组织考察学习,了解项目实施流程和注意事项,邀请北京航星永志、北大软件等多家具有涉密甲级资质的公司反复洽谈,确定项目预算,坚持做到“五个严格”,严格采购程序,按照法定程序,委托第三方公司组织实施项目招投标,确定项目承建公司,聘请资质最有的专业团队实施项目;严格保密纪律,把保密工作放在首位,项目建设开始就与项目承建公司和工作人员签订了保密协议,安装24小时高清监控设备,从技术上和行动上保证档案安全和档案秘密;严格时间要求,倒排工期,量化任务,细化目标,安排专人每天记录工作进度,确保如期完成;严格人员选派,明确要求配备人员必须政治素质高,业务能力强,确保工作效率;严格业务学习,档案管理科室全员学习数字化操作流程,打造一支业务精通的专业队伍。三是强化标准规范,设备购置到位。针对干部档案室面积狭小、硬件设备陈旧、标准化不高、存阅一体、存量不足等问题,项目启动之前,专门腾出2间办公用房,对档案库房进行了调整、装修和改造,建立电子档案查阅室,从空间上实现了档案存放与查阅的分离,可容纳干部人事档案3000余份。同时购置了12组智能化密集型电子档案柜、4台高内存电脑、高清扫描仪、双面打印机、切纸打孔机、档案盒等必备器材,防盗门窗、高清监控设备、办公桌椅等配套设施同步配备到位,为干部档案数字化提供了强有力的硬件支撑。四是强化数据采集,资料整理到位。严格执行市委组织部《关于完善干部人事档案材料的通知》要求,结合项目建设合同和干部档案数字化建设实际,对926份档案材料进行了审核整理,重点做到“八个必须”,材料收集必须“全”,重点围绕干部考核、工资等收集难度大的材料进行查缺,逐人填写《档案材料短缺登记表》,安排专人及时通知单位查找补充和催收散件。并与纪委监委纪检、人社、卫计等单位建立联系交接制度,及时移交入档材料,保证档案材料更新的时效性和完整性;材料鉴别必须“真”,对入档材料进行详细审核,特别是涉及干部“三龄两历一身份”及党纪政纪处分等材料,必须有关单位主要领导及具体负责人签字,确保材料的真实可靠;整理编码必须“清”,严格按照《山西省干部人事档案收集归档规定》相关要求,编写档案类号和页码,做到编码规范、清楚明晰;目录录入必须“实”,坚持做到档案目录与材料内容一一对应,做到目录录入表述规范,材料形成的时间和页码数目准确无误和全面详实;高清处理必须“细”,按照项目合同书约束,对扫描录入的图像质量作出明确要求,确保扫描图像平直干净、字迹清晰、达到分辨率300DPI以上;档案整合必须“准”,做到纸质档案、目录数据、图像数据三对应,不多页,不少页;材料装订必须“精”,严格规范材料装订标准,对损坏严重的材料进行保护性裱糊,裁剪不规则纸张,做到整齐美观;审核入库必须“严”,严格控制档案流量,减少现场积压案卷,安排专人逐卷逐页检查,发现材料归类不准,目录表述不清、图像数据模糊等错误,当场纠正,确保档案内容完成、数据准确、装订美观,提高档案标准化水平。五是强化制度建设,安全保障到位。始终把制度建设作为完善数字化档案管理的重要抓手,作为加强“三基建设”的重要内容,坚持建管结合,采取边改边建、边管边用方式,建立了岗位职责、操作规程、查阅审批、质量规范、安全保密等10余项制度,将制度全部上墙,实现档案从收集、鉴别、归档到查借阅、转递、保管、保密等各个环节有章可循;实行专室专管、专机专用机制,全程做好档案的出入库交接签字手续,做到档案进出有登记,全程监督档案整理、编码、扫描、处理、高清、录入、装订等工作,坚决杜绝涂改、信息泄露等情况的发生,确保档案数字化安全运行。六是强化审核验收,优质运行到位。在项目验收阶段,详细制定了《干部档案数字化建设项目验收方案》,抽调5名熟悉档案业务的人员,按照15%的样本卷验收比例,随机抽取150卷档案进行审核验收,采取“初审+复核+修正”的方式,逐卷逐页对纸质档案、电子档案进行比对校核,填写《档案审核验收记录表》,对发现的问题及时修正,确保建立信息完善、内容准确、图像清晰的干部档案数据库,切实发挥干部数字化档案的作用,为干部队伍分析研判服务和建设高素质专业化干部人才队伍提供坚强信息支撑。(中共夏县县委组织部)

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